Die Kommunikationsstrategie steht, die Themen sind definiert und Geschichten gefunden - was jetzt fehlt, sind die Journalistenkontakte. Und da es in der Pressearbeit meist nicht ausreicht, eine Mail zu schreiben, sollten Sie vernünftige Medienlisten anlegen, um den Überblick nicht zu verlieren.

Im ersten Schritt geht es darum, die passenden Journalistenkontakte zu definieren. Welche Zeitungen, Zeitschriften und Online-Magazine sind für mich relevant? Welche Journalisten schreiben über meine Themen? Hier hilft die gründliche Medienbeobachtung ergänzt durch die Journalistenrecherche mit Internetsuchmaschinen und Portalen wie torial oder kress Köpfe. Kostenpflichtige Tools wie Meltwater oder Cision ermöglichen zusätzlich die detaillierte Recherche nach Themengebieten und Schlagwörtern.

Alle recherchierten Kontakte sollten Sie zentral festhalten. Denken Sie daran, dass PR ein aufwändiges Geschäft ist und man bei der Vielfalt an Kontakten schnell den Überblick verliert. 

In der Praxis bewährt haben sich gut gepflegte Tabellen mit folgender Spaltenaufteilung: Medienname, Anrede, Vorname, Name, Mail-Adresse, Themenschwerpunkte, Position, Notizen zu bisherigen Kontaktaufnahmen und Links zu relevanten Artikeln. Optional können Sie auch noch Spalten zu Social-Media-Profilen, eventuellen Webseiten der Kontakte sowie zusätzliche Notizen einfügen. 

Aufwändig, aber zielführend ist es, unterschiedliche Listen anzulegen: Idealerweise haben Sie eine zentrale Liste mit all Ihren Kontakten und führen für die einzelnen Pitches separate Excelsheets. So können Sie themenspezifische Listen erstellen und gleichzeitig auf einen Blick sehen, welche Journalisten Sie mit welchen Themen bereits angesprochen haben.

Essenziell wichtig für einen guten Presseverteiler: kontinuierliche Pflege. Auch wenn es bei der täglichen Pressearbeit einen zusätzlichen Aufwand bedeutet, die Medienlisten stets zu aktualisieren. Wenn Sie diese nicht akribisch pflegen und alle Angaben aktuell halten, rächt sich dies früher oder später. Notieren Sie also nach jeder Kontaktaufnahme kurz die wichtigsten Informationen in den Listen. Wen haben Sie wann mit welchen Themenvorschlägen kontaktiert, welcher Journalist hatte Interesse, wer bat darum, vom Verteiler genommen zu werden etc.

Außerdem sollten Sie Ihre Listen stetig erweitern und ergänzen. Die Medienbranche verändert sich laufend: Journalisten machen sich selbstständig oder wechseln Auftraggeber, neue Magazine kommen hinzu, andere werden eingestellt. Recherchieren Sie deshalb in regelmäßigen Abständen nach neuen Kontakten.

Wenn Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Themen bearbeiten, werden Sie auch unterschiedliche Ansprechpartner benötigen und für spezielle Themen auch neue recherchieren müssen.

Überlegen Sie gut, welche Journalisten Sie mit welchen Themenangeboten ansprechen. Es gilt die Devise: Klasse statt Masse. Verwenden Sie liebe kleine, aber gründlich recherchierte Medienlisten als riesengroße Presseverteiler, über die Sie Meldungen nach dem Schneeballsystem verschicken.

Last but not least: Oberstes Gebot hat der Datenschutz. Gehen Sie sorgsam mit den gesammelten Daten um und stellen Sie sicher, dass sich Dritte keinen unbefugten Zugriff verschaffen können.