Bei der PR-Arbeit ist vor allem eine Fähigkeit gefragt: Multitasking. Um bei all dem kreativen Chaos und den unterschiedlichen Projekten nicht den Überblick zu verlieren, empfehlen sich Projektmanagementtools. Mit Meistertask lassen sich schnell und einfach verschiedene Projekte anlegen, Aufgaben zuweisen und Materialien anhängen. Da es selbst in der kostenfreien Variante für den Desktop sowie als Mobile-Version verfügbar ist, behält man auch unterwegs den Überblick. Wer seinen kreativen Prozess gerne visuell unterstützt, dem sei auch Mindmaster empfohlen. Beide Tools können miteinander verbunden werden, sodass keine Ideen mehr verloren gehen.

Großer Pluspunkt bei beiden Tools: Da es sich um ein deutsch-österreichisches Unternehmen handelt, speichert Meistertask die Daten auch in Europa. Für den Datenschutz und rechtliche Fragen ist dies nicht irrelevant.

Nicht alle Online-Medien veröffentlichen valide Zugriffszahlen. Eine kurze Recherche bei similarweb liefert einen Überblick zu den total monthly visits, der durchschnittlichen Anzahl der besuchten Unterseiten, der Länderaufteilung und weiteren Informationen. Außerdem können Nutzer hier auch nach den meistbesuchten Seiten in bestimmten Regionen und Kategorien wie zum Beispiel News and Media suchen.

Alternativ kann man auch das Online-Tool MuStat nutzen. MuStat liefert neben den monatlichen Zugriffszahlen auch eine Übersicht über tägliche, wöchentliche sowie jährliche Webseitenbesucher und Views.

Neben kostenpflichtigen Tools zur Journalistenrecherche wie Meltwater, Cision und Co. gibt es auch eine Vielzahl kostenfreier Angebote. Torial ist eine Online-Plattform für Journalisten, auf der sie sich präsentieren und miteinander vernetzen können. Die Registrierung bei torial ist zwar nur für Journalisten möglich, allerdings können auch Außenstehende über den Dienst Medienkontakte recherchieren und über das eigene Kontaktformular anschreiben. Der Mediendienst kress bietet mit kress Köpfe eine weitere Übersicht registrierter Medienschaffender. Die Anmeldung ist hier nicht nur Journalisten vorbehalten. Nicht zu unterschätzen ist LinkedIn. In dem professionellen sozialen Netzwerk tummeln sich mittlerweile auch immer mehr Journalisten.

Mit Trends und Alerts bietet Google zwei Tools an, mit denen Themen im Netz beobachtet werden können. Google Alerts zu ausgewählten Suchausdrücken lassen sich mit einem Google-Konto schnell und unkompliziert einstellen, sodass man keine Neuigkeiten dazu mehr verpasst. Google Trends hingegen betrachtet die Metaebene. Hier sehen Nutzer in relativen Werten, welche Wörter seit 2004 wo wie oft bei Google gesucht wurden. Wer es genauer wissen will, kann die Analyse zeitlich und lokal eingrenzen und sogar Suchausdrücke und -themen miteinander vergleichen.

Geht es darum, Online-Veröffentlichungen fürs Archiv zu speichern, gelangt man schnell an die Grenzen normaler Screenshot-Optionen. Das kostenfreie Tool Fireshot lässt sich in den Browser integrieren und macht schnell und einfach Screenshots kompletter Webseiten. Die Screenshots können anschließend entweder als Bilddatei oder PDF abgelegt werden.

Wer einen leistungsfähigen und sicheren Browser sucht, ist mit Mozillas Firefox gut beraten. Dank seines umfangreichen Tracking-Schutzes und des Fokus auf Privatsphäre ist es der einzige Browser, der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfohlen wird (hier in der Extended Support Release Version). Mit dem eigenen Account und der Synchronisationsfunktion bleiben außerdem Lesezeichen etc. selbst beim Wechsel des Endgeräts erhalten. Zusätzlich bietet Firefox weitere hilfreiche Funktionen wie zum Beispiel den Passwortmanager Lockwise, Pocket sowie Firefox Send an.

Auch wenn das kostenfreie Literaturverwaltungsprogramm Zotero eigentlich aus dem akademischen Kontext kommt, ist es auch für die PR-Arbeit hilfreich. Sobald es mit dem Browser verknüpft ist, können mit nur einem Klick alle relevanten bibliografischen Angaben von Büchern, Zeitungen, Magazinen, Artikeln und Webseiten gespeichert werden – und der Profi verliert so nicht mehr den Überblick über die zahlreichen digitalen sowie analogen Quellen.

Mit einem zusätzlichen PlugIn lässt sich das Open-Source-Tool leicht mit Word, Google Docs und Co. verbinden, sodass man beim Schreiben im Handumdrehen auf seine Quellen verweisen kann. Außerdem findet sich eine Vielzahl an internationalen Zitierstilen auf der Webseite, sodass für jeden Geschmack etwas dabei ist. Mit dem Zotero-Account ist die eigene digitale Quellensammlung nicht nur auf dem eigenen Rechner, sondern überall verfügbar. Wenn nur eine Literaturliste angelegt werden soll, ist die abgespeckte zoterobib-Version ohne Download zu empfehlen.